Cum arată schimbul de informații fără o soluție de livrare digitală?

În prezent, atunci când o companie dorește să trimită o factură unui partener de peste hotare, factura este emisă pe suport de hârtie din cauza lipsei de standardizare. Aceasta înseamnă că documentul este tipărit, semnat și trimis fizic.  În unele cazuri, versiunile scanate ale documentelor însoțesc factura fizică.

În practică, acest tip de schimb de date și documente, fără o structură comună și o soluție digitală sigură, are multe deficiențe și complicații, cum ar fi:

• Povară suplimentară financiară și în materie de resurse umane: entitățile care participă la procesul de schimb de date trebuie să investească timp și finanțe, precum și să aloce capital uman suplimentar pentru a dezvolta o conexiune punct-la-punct între sistemele lor informatice.
• Lanțul întârzierii: schimbul de date prin hârtie provoacă numeroase întârzieri – întârzieri în primirea documentelor fizice, care la rândul lor duc la plăți întârziate și la livrarea amânată a bunurilor și serviciilor și la pierderea potențială a veniturilor.
• Pune în pericol datele și afacerile: partajarea datelor prin e-mail fără soluții digitale sigure pune în pericol nu numai datele schimbul cărora a avut loc, ci și întreaga afacere.

Vreo alternativă?

Natura problematică a schimbului de date pe hârtie a fost deja identificată de UE. La rândul său, acest lucru a determinat Comisia Europeană să dezvolte elementul de bază CEF e-Livrare. Scopul acestei dezvoltări este de a facilita furnizarea de servicii publice digitale, ajutând entitățile private și publice să facă schimb de date electronice peste granițe și sectoare într-un mod interoperabil, sigur, fiabil și de încredere. Prin utilizarea e-Livrării, fiecare participant devine un nod în rețea utilizând protocoale standard de transport și politici de securitate.

Peste 35 de țări din întreaga lume au implementat deja peste 600 de Puncte de Acces e-Livrare.  Unele țări au încorporat chiar și utilizarea e-Livrării în diferite sectoare la nivel național, de ex. Danemarca și Norvegia au impus prin lege cerința de a trimite facturi electronice către instituțiile publice în procesul de achiziții publice.

Mai mult, creșterea semnificativă a volumului de documente schimbate de către entități private și publice indică, de asemenea, beneficiile soluției e-Livrare. Conform datelor CEF, în ultimii cinci ani, numărul de documente schimbate prin intermediul platformei e-Livrare a crescut de la aproximativ 5 milioane de documente în T3 2015 la peste 405 milioane de documente în T2 2020. Cantitatea de documente schimbate este preconizată să crească și mai mult. 

Proiectul pilot e-Livrare – o oportunitate pentru PaE

Programul EU4Digital analizează, de asemenea, complicațiile schimbului transfrontalier de date în formă electronică. Pentru a ajuta la depășirea deficiențelor existente, este planificată pilotarea pe platforma e-Livrare a schimbului de date prind facturile între partenerii de afaceri din Ucraina și Polonia.

Proiectul pilot va vedea companiile participante făcând schimb de date standardizate privind facturile prin intermediul canalului e-Livrare, în paralel cu emiterea facturii în mod regulat. Software-ul necesar va fi configurat pe o platformă cloud închiriată. Proiectul pilot este planificat spre a fi implementat din octombrie până în noiembrie 2020.

Pentru a asigura implementarea proiectului pilot cu succes, au fost implicate următoarele părți:

• Companii din Ucraina – Kernel și Premier Food – și partenerii lor din Polonia.
• Proprietarii Punctelor de Acces la e-Livrare – Edison S.A. în Polonia și noul Punct de Acces în Ucraina administrat de Întreprinderea de Stat „DIIA”.

Ministerul Transformării Digitale din Ucraina, care facilitează și coordonează activitățile

• de implementare pilot la nivel Național.

Rețeaua de testare a e-Livrării Peppol va fi utilizată pentru stabilirea unui set de procese comerciale comune și standarde tehnice pentru schimbul de date în cadrul proiectului pilot e-Livrare. Mai exact, se va aplica standardul Peppol BIS Billing 3.0 pentru facturile electronice. Standardul este, de asemenea, conform cu standardul european de facturare electronică, prin urmare, dacă o factură satisface cerințele BIS, este considerată, de asemenea, conformă cu Directiva UE 2014/55 privind facturile electronice.

Este important de menționat că, odată ce părțile se alătură rețelei de e-Livrare Peppol, acest lucru le permite să facă schimb de date electronice cu membrii rețelei din UE și nu doar.

Inițiativa pilot e-Livrare gestionată de Programul EU4Digital are mai multe obiective:

• A prezenta cele mai bune practici ale UE de schimb transfrontalier de date electronice în țările partenere din Est;
• A testa dacă companiile de afaceri participante sunt capabile să trimită și să primească datele schimbate privind facturile prin e-Livrare;
• A seta și testa baza inițială pentru schimbul de date privind facturile prin intermediul canalului e-Livrare și, ulterior, a oferi recomandări suplimentare cu privire la modificările legale, organizaționale și tehnice necesare pentru adoptarea soluției pilotate e-Livrare la nivel național.

Ce urmează?

Echipa de experți a Programului EU4Digital a lucrat activ la finalizarea acțiunilor pregătitoare necesare pentru lansarea cu succes a proiectului pilot. Proiectul pilot e-Livrare între Ucraina și Polonia a fost lansat pe 9 octombrie 2020.

În plus, este prevăzută, de asemenea, o extindere a proiectului pilot la un scenariu inter-PaE.

Este important de subliniat faptul că proiectul pilot e-Livrare nu oferă doar testarea tehnică a schimbului de date privind facturile prin canale digitale. Acesta influențează un ecosistem mult mai larg, incluzând standarde, procese, legislație și chiar structuri organizaționale. Pe tot parcursul procesului, echipa EU4Digital va sprijini și identifica ceea ce este necesar pentru a îmbunătăți procesul de implementare la scară largă a soluției de e-Livrare în țările partenere din est. În consecință, EU4Digital va pregăti recomandări cu privire la ajustările legale, organizaționale și tehnice necesare, care vor fi disponibile pentru toate țările partenere din est.

Vezi și:proiectul pilot e-Livrare începe