În ultimii doi ani, comunicarea virtuală a devenit din ce în ce mai populară în mediul de afaceri, ajutând la evitarea timpului și cheltuielilor suplimentare care rezultă din deplasarea spre o locație fizică pentru reuniuni. Dar o preferință pentru reuniuni față-în-față încă prevalează cu unele ocazii sau în unele industrii, în pofida timpului și cheltuielilor aferente călătoriei. Acum, însă, epidemia de COVID-19 a făcut comunicarea virtuală singura formă posibilă de cooperare și a scos în evidență opțiuni digitale alternative, spre deosebire de conferințele organizate “ca de obicei”.

Deoarece EU4Digital este un proiect multinațional care implică diverse părți interesate, cum ar fi ministerele, autoritățile de reglementare și altele, acesta se bazează în mare măsură pe comunicarea față-în-față și implică deplasarea către diferite țări partenere din est și europene. Reuniunile și conferințele necesită, de obicei, o planificare atentă și sunt organizate cu câteva luni înainte. Pe măsură ce COVID-19 a început să se răspândească în Europa, echipa EU4Digital pentru Normele în domeniul Telecomunicațiilor a fost proactivă și a decis imediat să amâne vizitele de țară planificate în Azerbaidjan, Moldova, Georgia și Belarus, precum și reuniunile grupurilor de experți până când situația privind COVID-19 va deveni mai clară. Dar, pe măsură ce o țară după alta a intrat în izolare, a devenit clar că sunt necesare modalități alternative de organizare a reuniunilor și de avansare în ceea ce privește munca.

Ca răspuns la pandemia de COVID-19, echipa EU4Digital pentru Normele în domeniul Telecomunicațiilor a înființat grupuri virtuale separate pe platforma Echipe Microsoft (MS Teams) pentru fiecare grup de lucru de experți al Rețelei Reglementatorilor în domeniul Comunicațiilor Electronice din cadrul Parteneriatului Estic (EaPeReg).  Acest lucru permite EaPeReg, precum și echipei EU4Digital să colaboreze eficient.  În plus, EU4Digital împreună cu grupul de experți privind serviciile de roaming (REWG) și-au transferat reuniunile fizice într-un mediu virtual și au organizat trei reuniuni REWG virtuale, în cadrul cărora țările partenere din est au avut ocazia să își exprime feedbackul cu privire la proiectul Acordului Regional de Roaming (RRA), precum și să convină asupra următorilor pași în direcția semnării RRA. În aceste momente fără precedent, când toată lumea se obișnuiește cu noi modalități de lucru, este important să se reducă la minimum contactul față-în-față și, prin urmare, impactul COVID-19, fără a pierde din progres și productivitate. Răspunzând, EU4Digital a constatat că comunicarea virtuală poate fi la fel de eficientă ca și reuniunile fizice atunci când țintesc rezultate comune.