Як виглядає обмін інформацією без рішення цифрової доставки?

На даний момент, коли компанія хоче відправити рахунок-фактуру закордонному партнеру, рахунок-фактура виставляється в паперовій формі через відсутність стандартизації. Це означає, що документ фізично роздрукований, підписаний та відправлений. У деяких випадках до фізичного рахунку додаються відскановані версії документів.

На практиці цей тип обміну даними і документами без спільної структури і безпечного цифрового рішення має безліч недоліків і труднощів, таких як:

• Додаткове навантаження на фінансові та людські ресурси: суб’єкти, які беруть участь в процесі обміну даними, повинні інвестувати час і фінанси, а також виділяти додатковий людський капітал з метою розвитку з’єднання точка-точка між своїми інформаційними системами.

• Ланцюжок затримок: обмін даними на папері викликає численні затримки – затримки в отриманні фізичних документів, що, в свою чергу, призводить до прострочених платежів, відстроченої доставки товарів і послуг і потенційної втрати доходів.

• Ставить під загрозу дані і підприємства: обмін даними по електронній пошті без безпечних цифрових рішень ставить під загрозу не тільки дані, якими обмінювалися, а й весь бізнес.

Які є альтернативи?

ЄС вже вказав на проблемний характер паперового обміну даними. Це, в свою чергу, спонукало Європейську Комісію розробити Структурний блок Європейського механізму взаємодії (CEF) eDelivery. Мета цієї розробки – полегшити надання цифрових державних послуг та допомагати приватним і державним організаціям обмінюватися електронними даними між кордонами і секторами інтероперабельним, безпечним і надійним способом. Завдяки eDelivery кожен учасник стає вузлом в мережі, в якій використовуються стандартні транспортні протоколи і політики безпеки.

У більш ніж 35 країнах світу вже розгорнуто понад 600 точок доступу до eDelivery. Деякі країни навіть запровадили використання eDelivery в різних секторах на національному рівні, наприклад, в Данії і Норвегії відправлення електронних рахунків державним установам в процесі державних закупівель передбачається законом.

Більш того, значне збільшення обсягу документів, якими обмінюються приватні і державні організації, також вказує на переваги рішення eDelivery. За даними CEF, за останні п’ять років кількість документів, якими обмінюються за допомогою eDelivery, збільшилася приблизно з 5 мільйонів документів в третьому кварталі 2015 року до більш ніж 405 мільйонів документів в другому кварталі 2020 року. Очікується, що кількість документів, якими обмінюються, зросте ще більше.

Пілотний проєкт eDelivery – можливість для Східного партнерства

Програма EU4Digital також аналізує труднощі, пов’язані з транскордонним електронним обміном даними. Для того, щоб допомогти подолати існуючі недоліки, планується пілотна версія eDelivery з обміну даними по рахунках між діловими партнерами з України та Польщі.

В рамках пілотного проєкту компанії-учасниці обмінюватимуться стандартизованими даними рахунків-фактур через канал eDelivery і паралельно виставлятимуть рахунки-фактури в звичайному порядку. Необхідне програмне забезпечення буде встановлено на орендованій хмарній платформі. Планується, що пілотний проєкт буде впроваджуватися з жовтня по листопад 2020 року.

Для успішної реалізації пілотного проєкту задіяні наступні сторони:

– Компанії з України – Кернел і Premier Food – і їх контрагенти в Польщі.

– Власники точок доступу до eDelivery – Edison S.A. в Польщі і недавно створена точка доступу в Україні під управлінням Державного підприємства «Дія».

– Міністерство цифрової трансформації України, яке сприяє і координує пілотні заходи з впровадження на національному рівні.

Тестова мережа eDelivery Peppol буде використовуватися для встановлення загальних бізнес-процесів і технічних стандартів для обміну даними в пілотній програмі eDelivery. Зокрема, для електронних рахунків застосовуватиметься стандарт Peppol BIS Billing 3.0. Цей стандарт також відповідає європейському стандарту електронного виставлення рахунків, тому, якщо рахунок відповідає вимогам BIS, він також вважається відповідним Директиві ЄС 2014/55 про електронні рахунки.

Важливо відзначити, що, як тільки сторони приєднуються до мережі Peppol eDelivery, це дозволяє їм обмінюватися електронними даними з членами мережі в ЄС і за його межами.

Пілотна ініціатива eDelivery під керуванням Програми EU4Digital має кілька цілей:

• Ознайомити Східні країни-партнери з передовою практикою ЄС з транскордонного електронного обміну даними;

• Перевірити, чи можуть комерційні компанії, що беруть участь, відправляти і отримувати дані рахунків, якими вони обмінюються, через eDelivery;

• Встановити і протестувати вихідну базу для обміну даними по рахунках через канал eDelivery, а потім надати подальші рекомендації щодо необхідних юридичних, організаційних і технічних змін, необхідних для впровадження пілотного рішення eDelivery на національному рівні.

Що далі?

Група експертів Програми EU4Digital активно працює над завершенням підготовчих дій, необхідних для успішного запуску пілотного проєкту. Пілотний проєкт eDelivery між Україною і Польщею розпочався 9 жовтня 2020 року.

Крім того, також передбачається проведення пілотного проєкту між країнами Східного партнерства.

Важливо підкреслити, що пілотний проєкт eDelivery не тільки передбачає технічне тестування обміну даними про рахунки через цифрові канали. Він впливає на набагато ширшу екосистему, включаючи стандарти, процеси, законодавство і навіть організаційну структуру.

Протягом всього процесу команда EU4Digital буде надавати підтримку і визначати, що необхідно для поліпшення процесу повномасштабного впровадження рішення eDelivery в Східних країнах-партнерах. Відповідно, EU4Digital підготує рекомендації щодо необхідних юридичних, організаційних і технічних коригувань, які будуть доступні для всіх Східних країн-партнерів.

Читайте також: Розпочався пілотний проєкт eDelivery